Thực hành kỹ năng lắng nghe tốt là một phần quan trọng để thành công trong môi trường làm việc. Lắng nghe hiệu quả có thể giúp bạn hiểu thông tin một cách chính xác, xây dựng mối quan hệ tích cực và phát triển kỹ năng mới. Hiểu rõ về nhiều hình thức lắng nghe và cách trở thành người biết lắng nghe tốt hơn có thể giúp bạn hình thành thói quen giao tiếp hiệu quả và áp dụng chúng trong công việc chuyên môn của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi định nghĩa kỹ năng lắng nghe, thảo luận về sự quan trọng của chúng, nói về một số kỹ năng cải thiện lắng nghe và cung cấp các bước để giúp bạn thực hành kỹ năng lắng nghe.
KỸ NĂNG LẮNG NGHE LÀ GÌ?
Kỹ năng lắng nghe là những kỹ năng đóng góp vào khả năng của bạn để tiếp nhận thông tin một cách chính xác khi giao tiếp với người khác. Những kỹ năng này là một phần quan trọng trong giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Phát triển thói quen lắng nghe tốt có thể đảm bảo bạn hiểu thông tin một cách chính xác, giải thích thông điệp một cách đúng đắn và tối ưu hóa cuộc trò chuyện và giao tiếp của bạn để đạt hiệu suất cao.
Phát triển kỹ năng giúp bạn trở thành một người lắng nghe tốt có ý nghĩa vì một số lý do, bao gồm:
XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ
Lắng nghe tốt có thể giúp bạn xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực tại nơi làm việc. Việc thể hiện sự quan tâm khi giao tiếp với người khác có thể giúp bạn xây dựng lòng tin và phát triển mối quan hệ qua lại với đồng nghiệp lâu dài. Lắng nghe tốt có thể giúp bạn ngăn chặn sự hiểu lầm giữa đồng nghiệp, thực hiện nhiệm vụ của bạn một cách chính xác và dự đoán nhu cầu của khách hàng.
HỌC KỸ NĂNG MỚI
Lắng nghe hiệu quả là một cách quan trọng để giúp bạn học kỹ năng mới. Để hiểu đúng hướng dẫn, có thể hữu ích khi phát triển kỹ năng và thói quen đóng góp vào chất lượng lắng nghe của bạn. Bằng cách lắng nghe kỹ lưỡng vào lời khuyên, hướng dẫn và chỉ dẫn của các người hướng dẫn hoặc giám sát, bạn có thể học được nhiều kỹ năng mới và mở rộng phạm vi năng lực của mình.
THỰC HIỆN HIỆU QUẢ
Lắng nghe chăm chú có thể giúp bạn hiểu đúng hướng dẫn. Bằng cách tuân thủ đúng hướng dẫn, bạn có thể cải thiện hiệu suất làm việc của mình tại nơi làm việc. Bằng cách lắng nghe kỹ lưỡng vào hướng dẫn và yêu cầu, bạn có thể tránh sai sót và cải thiện quy trình làm việc của mình.
Các kỹ năng lắng nghe
Dưới đây là bốn cách lắng nghe có thể giúp bạn trở thành người lắng nghe tốt hơn:
Lắng nghe sâu
Lắng nghe sâu xảy ra khi bạn thực sự cam kết phải hiểu quan điểm và thông điệp của người nói. Lắng nghe sâu bao gồm chú ý đến dấu hiệu ngôn ngữ và phi ngôn ngữ để hoàn toàn hiểu về kinh nghiệm, suy nghĩ, cảm xúc và mục tiêu của người nói. Loại lắng nghe này đặc biệt hữu ích khi xây dựng mối quan hệ, xây dựng lòng tin và thúc đẩy mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp.
Lắng nghe đầy đủ
Lắng nghe đầy đủ bao gồm cố gắng hiểu đúng nội dung thực tế thông điệp của người nói. Loại lắng nghe này thường liên quan đến kỹ năng lắng nghe tích cực, như diễn đạt lại và đặt câu hỏi làm rõ. Lắng nghe đầy đủ có thể đặc biệt hữu ích khi giải thích hướng dẫn, học nội dung mới hoặc phát triển kỹ năng mới.
Lắng nghe phản biện
Lắng nghe phản biện liên quan đến việc sử dụng logic và lý luận để phân biệt giữa ý kiến và sự thật khi lắng nghe thông điệp của người nói. Lắng nghe phản biện thường liên quan đến việc sử dụng kiến thức hoặc kinh nghiệm trước đó của bạn để xác định nội dung có tính chất thực tế trong giao tiếp. Lắng nghe phản biện có thể quan trọng đặc biệt trong các ngành nghề phải thuyết phục, tranh luận hoặc điều tra.
Lắng nghe trị liệu
Lắng nghe trị liệu là một loại lắng nghe gần gũi hơn thường liên quan đến việc nhận thông tin từ người nói về thách thức hoặc tình huống cảm xúc của họ. Tại nơi làm việc, loại lắng nghe này thường là một phần quan trọng để thành công trong sự nghiệp đối mặt với các chủ đề nhạy cảm hoặc cuộc trò chuyện về cảm xúc. Những người làm nghề tư vấn, bác sĩ và tư vấn viên thường có lợi ích từ việc phát triển kỹ năng lắng nghe trị liệu của họ.
CÁCH THỰC HÀNH KỸ NĂNG LẮNG NGHE CHỦ ĐỘNG
Lắng nghe chủ động là sự kết hợp của các kỹ thuật bao gồm lắng nghe chăm chú, quan sát và nhận diện các dấu hiệu phi ngôn ngữ. Dưới đây là bảy kỹ năng có thể giúp bạn cải thiện khả năng lắng nghe chủ động của mình:
Hạn chế sự xao nhãng:
Một phần quan trọng của lắng nghe chủ động là hạn chế sự xao nhãng để bạn có thể thu thập tất cả thông tin và chi tiết cần thiết từ thông điệp của người nói. Hạn chế sự xao nhãng có thể bao gồm việc tắt điện thoại trước khi tham gia vào cuộc trò chuyện, thực hiện cuộc trò chuyện quan trọng ở một nơi yên tĩnh, riêng tư hoặc ngừng một khoảng thời gian ngắn để đảm bảo bạn hiểu đúng thông điệp của người nói trước khi đáp lại.
Thực hành tính chất khách quan:
Thực hành tính chất khách quan và đảm bảo bạn nhận được tất cả thông tin mà không bị định kiến có thể giúp bạn duy trì sự cởi mở đối với thông điệp và quan điểm của người nói. Ngay cả khi bạn có ý kiến mạnh mẽ về chủ đề cuộc trò chuyện, việc tạm thời bỏ qua ý kiến của mình để tiếp nhận thông điệp của người nói mà không đánh giá có thể giúp bạn xem xét những khả năng mới và quan điểm sáng tạo.
Phản ánh:
Phản ánh là việc lặp lại thông điệp của người nói để truyền đạt rằng bạn hiểu thông điệp của họ. Phản ánh có thể đảm bảo với người nói rằng bạn hiểu câu chuyện và chỉ ra rằng bạn đang tham gia trong cuộc trò chuyện. Kỹ năng lắng nghe chủ động này đặc biệt hữu ích khi tham gia giao tiếp trị liệu. Ví dụ, nếu người nói nói, “Tôi chán làm việc muộn để bù đắp cho những người không hoàn thành nhiệm vụ của họ,” bạn có thể nói, “Nghe có vẻ như bạn cảm thấy thất vọng và bị phớt lờ.”
Làm rõ:
Một phần quan trọng của lắng nghe chủ động là biết đặt câu hỏi khi bạn cần làm rõ. Việc làm rõ các khía cạnh của cuộc trò chuyện có thể chỉ ra bạn đang lắng nghe một cách tập trung và cung cấp cơ hội cho bạn xác nhận sự hiểu biết của mình. Để làm rõ, bạn có thể sử dụng các câu hỏi cụ thể, đơn giản yêu cầu câu trả lời “có” hoặc “không” hoặc bạn có thể đặt câu hỏi chung chung, có kết mở đòi hỏi sự mở rộng từ phía người nói.
Tóm tắt:
Lặp lại các chủ đề chính và tóm tắt nội dung là một kỹ năng hiệu quả có thể đóng góp vào khả năng thực hành lắng nghe chủ động của bạn. Ở nơi làm việc, việc tóm tắt có thể giúp cả hai bên xác nhận họ hiểu rõ các bước tiếp theo và trách nhiệm của từng người. Để tóm tắt, hãy cân nhắc đưa ra một tuyên bố ngắn gọn mô tả thông điệp chính hoặc chủ đề chính của người nói.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể:
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện mức độ tham gia của bạn là một phần quan trọng khác của việc lắng nghe chủ động. Bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để chỉ ra sự hiểu biết bằng cách gật đầu, thảo luận và phản ứng với biểu hiện khuôn mặt phù hợp. Ngôn ngữ cơ thể có thể quan trọng đặc biệt đối với những người sử dụng lắng nghe trị liệu trong công việc hàng ngày.
Chia sẻ:
Chia sẻ bao gồm việc bày tỏ ý kiến, cảm xúc và trải nghiệm của bạn để liên kết với người nói. Kỹ thuật lắng nghe chủ động này có thể giúp bạn đóng góp vào cuộc trò chuyện và định hình kỳ vọng cho các bước tiếp theo, sản phẩm theo tiến độ và trách nhiệm. Bạn cũng có thể sử dụng chia sẻ để đề xuất ý kiến cải tiến, xây dựng lòng tin và duy trì mối quan hệ tích cực tại nơi làm việc.
Dành toàn bộ sự chú ý:
Sự xao nhãng có thể làm cho việc tập trung vào những điều người nói nói trở nên khó khăn. Để trở thành một người lắng nghe tốt, hãy hạn chế mất tập chung càng nhiều càng tốt có thể và biểu đạt cho người nói sự chú ý của bạn mà không bị chia rẽ. Điều này bao gồm việc tắt điện thoại, tắt máy tính và tránh áp lực để làm nhiều việc cùng một lúc. Điều này giúp bạn tập trung vào người nói và đảm bảo bạn hiểu tất cả những gì họ đang nói.
Điều chỉnh tốc độ cuộc trò chuyện:
Việc trở thành một người lắng nghe tốt thường bao gồm việc mở đầu một cuộc trò chuyện và cho phép một cuộc trò chuyện giữa bạn và người nói diễn ra. Điều chỉnh tốc độ cuộc trò chuyện bằng cách xác định mục tiêu của thông điệp từ người nói và đánh giá ngôn ngữ cơ thể của họ để quyết định khi nào là thích hợp để bạn đưa ra ý kiến của mình. Thay vì nhanh chóng điền vào khoảng trống, hãy để thời gian cho người nói kết thúc suy nghĩ và xác nhận thông điệp của họ là đúng đắn. Điều này cũng giúp bạn có thời gian hấp thụ thông điệp của họ và xử lý những gì họ đang nói trước khi bạn phải đáp lại.
Đặt câu hỏi có ý nghĩa:
Khi đến lúc mở rộng cuộc trò chuyện, các câu hỏi bạn đặt nên mang ý nghĩa và thể hiện sự đầu tư của bạn vào thông điệp của người nói. Đặt những câu hỏi có thể giúp cả bạn và người nói suy ngẫm về những gì họ đã nói cũng như mở rộng bất kỳ điểm nào cần được làm rõ thêm. Các câu hỏi có thể giúp người nói gợi nhớ những điều họ muốn nói hoặc mở ra một hướng trò chuyện mới có giá trị khám phá.
Nhớ thông tin trước đó:
Nhớ thông tin mà người nói đã thảo luận trước đó cũng như tóm tắt các luận điểm họ đã đưa ra trong câu trả lời của bạn có thể giúp bạn trở thành một người lắng nghe hiệu quả hơn. Việc này không chỉ cho người nói biết bạn hiểu những gì họ đang nói mà còn đảm bảo họ có thể làm rõ mọi hiểu lầm và xác nhận những điểm chính họ đã thảo luận.
Trung tâm bồi dưỡng kỹ năng Thiên Tường ART
